Alors que le monde du travail est plus international et mobile que jamais, l’utilisation de Conference Calls prend toute son importance dans la communication interne.
Or, 91% des professionnels avouent rêvasser pendant les réunions de travail.
Comment rendre vos Conference Calls plus engageantes ? Voici 7 conseils pour améliorer la qualité et la productivité de vos Conference Calls.
1. Soyez pertinent dans votre organisation
Est-ce que votre Conference Call est réellement nécessaire ? Est-ce qu’un email suffirait ? Il n’est pas toujours utile d’organiser une Conference Call - d’autres solutions pourraient vous faire gagner du temps et en efficacité.
2. Invitez les bonnes personnes
Est-ce que toutes les personnes invitées ont besoin d’assister à votre Conference Call ? Est-ce que vous avez oublié quelqu’un ? Afin d’obtenir l’engagement de vos collègues, assurez-vous de convier seulement les collaborateurs réellement concernés par le sujet.
3. Respectez l’heure de début et de fin
Montrez que vous estimez le temps de vos collaborateurs en respectant l’heure de début et de fin de votre Conference Call. Soyez également réaliste dans l’estimation du temps de la réunion. Toutes les réunions n’ont pas besoin de durer une heure – peut-être que 20 minutes suffiraient ?
4. Préparez l’ordre du jour
Préparez l’ordre du jour et partagez-le avec les participants en amont de la réunion. Cela améliorera l’organisation et la structure de votre Conference Call. Cela permet également aux participants de préparer la réunion. De plus, vous pouvez vous appuyer sur l’ordre du jour pour éviter les dissipations et les conversations annexes – gardez les objectifs de la réunion en vue.
5. Choisissez un matériel de qualité
La qualité audio est essentielle au bon déroulement d’une Conference Call. Pourtant, il semblerait que ce soit le facteur le plus problématique et frustrant pour les collaborateurs. Afin d’éviter les voix brouillées, les coupures, le bruit de fond, les échos, etc. investissez dans un matériel de qualité. Plusieurs solutions existent selon votre besoin : pour les Conference Call de moins de 6 personnes, le SP 20 ML de Sennheiser est idéal. Pour des plus grands groupes, jusqu’à 25 personnes, vous pouvez vous tourner vers une solution sans fil, tel que le TeamConnect Wireless.
6. Faites une conclusion
Pour terminer votre Conference Call correctement, pensez à récapituler ce qui a été accompli lors de la réunion et à définir les prochaines étapes. Quelle sera la suite ? Qu’attendez-vous des participants ? Chacun doit quitter le Call avec une idée claire de ce qu’ils ont à faire et en sachant en quoi cette réunion a mérité leur temps précieux.
7. Envoyez un compte rendu
Une fois votre Conference Call terminée, n’hésitez pas à envoyer un compte rendu qui résume les points abordés et les décisions prises lors de la réunion. Vous pouvez également rappeler les prochaines étapes. Pensez, évidemment, à remercier tous les participants pour leur participation et leur contribution.
